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淺析如何做好行政管理工作
發布日期：2015-08-13
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行政管理一詞，對于中國人來說，并不陌生，在傳統意義上，它主要指國家、政府和各種公共部門對公共事務的管理，也就是所謂的“治國安邦”，隨著管理科學的興起和發展，“行政管理”這一概念的內涵和外延也發生了變化，廣義的行政管理的主體已拓展到包括現代企業在內的一切組織。行政管理工作的好壞直接影響到組織工作的順利開展及其發展。
那么，如何做好行政管理工作呢？下面將簡明扼要的對于行政管理工作做一概括。
首先，各種行政規章、法規制度的貫徹落實與完善。沒有一個組織不存在規章制度，也沒有一個組織不健全組織原則，但是，再多的制度不去執行，就等于各項制度不復存在。所以，真正的執行各項制度，才是組織運轉順暢、實現組織目標的重要保障。經常會有某個組織，擁有健全的制度，完善的法規，但結果卻差強人意，究其原因，最主要的還是制度法規的落實—堅決的貫徹執行。可以這樣說，如果認真執行了組織的各項規章制度，履行完善了相關程序，就會產生一個高效的組織，同時，由于每件事物都是在不斷地發展變化之中，故在實際工作中，就需對各項規章制度不斷的完善，才能適應組織的發展。
中國傳統的人情文化致使很多管理者“落不下面子”而導致許多制度沒有實際的執行，這樣長期下去必然導致大家做事隨意而為，漠視制度的存在，就不能如期完成組織的目標。監督執行各項規章制度的貫徹與落實，可以說是行政管理的重中之重。
其次，做好文書管理、檔案管理以及印章管理工作。所謂“文書管理”是指按照一定程序處理文書的全部活動。通常包括按規定行文、收文管理、發文管理和文書保存等。文書管理是行政管理的組成部分，是提高行政效率和工作質量的一項重要內容。它涉及嚴格的審批程序，工作內容廣泛，在組織活動中被廣泛運用，起著傳遞信息的重要作用。
所謂的“檔案管理”，是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。既稱之為檔案，往往都是重要的資料，具有保存價值。所以，妥善保存成為檔案管理的主要內容，要根據檔案的種類、庫房條件、存放環境等對其進行適當包裝。將同一時期、同一系統或相同性質的全案合理排放，嚴格按已確立的分類體系和案卷的順序進行排列。擬定檔案保管方案，定期進行安全防火檢查，消除一切火災隱患，建立嚴格的保密制度。科學高效的檔案管理，對于組織的科學決策和業務運行提供可靠的依據，為組織的良好運營和發展提供了重要的保障。
印章是一個機關、組織職權的權威代表，是一個單位在職權范圍內進行公務活動、行使職權的重要標志。它包括公章、財務專用章、合同專用章等。行政管理工作中，必須明確印章的使用權限與范圍，做好專人保管工作，保證印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護組織利益。
再者，做好各種會議管理工作。任何一個組織都或多或少不可避免的召開組織會議，而大多數人一提到會議就會煩感，究其原因，就是有的會議過于長篇大論，毫無實質可言；有的會議雖然經過激烈的辯駁最終也會不了了之。所以如何做好高效的會議組織召開是行政管理中的一項重要任務，要想達到會議宣貫政策、解決問題的目的，在組織會議前必須先明確會議主題，組織印制會議材料，明確會議參加人員范圍，確定會議時間、地點、程序、時長，會議中各種突發事件的處理，會議人員餐飲安排、車輛安排、住宿安排等等一系列問題，以上所有問題必須圍繞有序、高效的原則進行。
另外，做好考勤、休假等工作也是行政管理工作的重要內容。考勤工作的根本目的在于建立對組織成員的日常約束和激勵機制，使組織成員形成自覺的紀律觀念，進而加強組織作為整體的凝聚力和戰斗力。因此，有效的匯總檢查考勤情況是衡量考勤工作績效的關鍵。考勤工作需要一定的組織程序，嚴格工作紀律，做好制度化管理，明確考勤分類、獎懲細則等記錄文件的保存，按照國家法律法規完善請休假制度，從而為人員考評提供重要依據。
最后，做好出差、接待、禮儀方面以及后勤保障工作。出差接待方面必須嚴格執行組織的規章制度，包括建立一套詳細的出差管理辦法、接待管理制度、規范辦公禮儀等，尤其是禮儀方面的培訓工作，體現著一個組織的整體精神風貌與素質，這些工作內容是行政部門樹立對外形像的重要展示窗口。后勤工作，包括物資申購經濟及時、手續完備；設備保養達到有效利用的目的；車輛使用范圍、車輛維修程序嚴格按組織制度執行，確保組織高效運作；房屋不動產的管理應達到延長使用年限，保值增值的目的。要想做好以上的工作，既要按組織制度辦事，又要靈活掌握尺度。以便樹立一個高效的組織形象。
一名合格的行政管理者，可以使各項行政管理工作疏而不漏、井井有條，為組織的生產、經營、管理、服務提供有效的支持和后勤保障。
